El primer gran paso para empezar la planificación de un matrimonio es hacer la lista de invitados, este es un aspecto de vital importancia que necesitarás cerrar lo antes posible, ya que será a partir del número de invitados que podrás determinar el lugar del encuentro, el catering y todos los pequeños detalles en la organización y presupuesto del matrimonio. Por ello, en Zankyou les contamos los cinco pasos claves para saber cómo hacer la lista de invitados de la mejor manera.
- Paso 1. Establece una cantidad aproximada
- Paso 2. Acordar un presupuesto
- Paso 3. Elegir a los invitados infaltables
- Paso 4. Elabora un primer borrador
- Paso 5. Toma en cuenta estos consejos de Zankyou
1. Establece una cantidad aproximada
No es necesario que hagas una lista definitiva con un año de anticipación, pero sí sería bueno que pienses en una cifra aproximada de invitados para empezar la cotización del resto de proveedores para el matrimonio con suficiente tiempo.
Para partir, puedes redondear una cantidad estimativa con múltiplos de 50, así podrás calcular el tipo de celebración a la que se enfrentan, visualizar el espacio capaz de acoger a todos los invitados y planificar los demás detalles que implica cada uno de ellos. Como ya sabrás, muchos centros de eventos manejan un mínimo o permiten un máximo de invitados que debes respetar. Lo mismo ocurre con los catering, tal como nos cuenta la reconocida wedding planner Mariela Heysen cuando dice que “en general la mayoría de los catering plantean sus precios por persona, sin embargo estos no varían dentro de un rango, es decir: de 100 a 149 invitados precio por persona “X”; de 150 a 199 invitados precio por persona “Y”; y de 200 a más invitados precio por persona “Z”.
Teniendo eso en cuenta, el primer paso será calcular un número aproximado de invitados, aunque luego termines quitando a algunos, en esta estimación inicial puedes incluir aquellas personas que te gustaría o debes invitar y así comenzar a organizar todo lo demás. Ya sea un matrimonio íntimo o masivo, debes conocer esta cifra para determinar el tipo de boda que empezarás a planificar.
Para la reconocida empresa La Fête Event Planning “el número de invitados depende mucho de si los novios desean celebrar a lo grande o sólo con las personas más cercanas, también si las familias son grandes y si tienen un círculo de amigos bastante amplia. Recomendamos que vayan avanzando con la lista meses o semanas antes del matrimonio para que no se les acumule a último momento”.
2. Acordar un presupuesto
Estamos conscientes de que te gustaría disfrutar tu matrimonio con mucha más gente de la que puedes permitirte invitar, aunque existen novios que no se complican mucho y sólo invitan a las personas más cercanas, pero en general nos gustaría invitar a todo el mundo y nos volvemos locos pensando en cómo reducir la lista, pero no debes olvidar que el número de invitados está estrechamente relacionado con el presupuesto.
Muchas veces el lugar que escogemos para la celebración se verá influido por la cantidad de invitados y el montaje que se realice va a variar según la flexibilidad que tengamos con esa lista. Así mismo, influye en todos los aspectos de la banquetería, los regalos y el servicio de bar abierto, y ello también repercute en el presupuesto, así que no invites más de los que puedes costear.
Como nos sugiere la experta wedding planner Mariela Heysen, lo mejor es manejar la lista por rangos “contratando siempre por el mínimo indispensable, es decir, si mi lista de invitados se encuentra entre los 150 y 200 invitados considero contratar al catering por sólo 150 y al momento de invitar calcular un 20% sobre este número para cubrir todos los puestos asignados. Así tendremos un mejor manejo del número total y no excedemos nuestro presupuesto, ya que de aumentar el costo será en función a una necesidad real”.
Al momento de elaborar el presupuesto, primero pregunten a sus padres si van a aportar económicamente con el matrimonio, ya que si bien es una tradición más antigua, hay muchas familias que siguen teniendo presente esta práctica y colaboran con una parte de los gastos, sobre todo en muestra llamada generación “millennial” que si bien es muy talentosa, por primera vez ha vivido peor que sus padres. Así que si sus familias pueden y quieren participar activamente de los gastos, se podrán ir sumando todas las cantidades y llegar a un presupuesto que les permita invitar a más personas o contratar a determinados proveedores y servicios.
3. Elegir a los invitados infaltables
Una vez elaborado el presupuesto, viene uno de los procesos más entretenido pero también desesperante en la realización de la lista de invitados, ya que a medida que empezamos a reducir la cifra para ajustarnos al presupuesto, se ponen en juego los lazos afectivos, los compromisos familiares, las vueltas de mano y muchos otros factores.
Lo mejor para encaminar esas complicadas decisiones será crear grupos de personas y clasificarlos según la relacionen que tienen con los novios, es decir, el grupo de amigos cercanos, los familiares directos, los compañeros de trabajo, aquellos amigos de la escuela, el resto de la familia y amigos del pasado, entre otros que puedas crear y así decidir de forma organizada.
Así también recomienda la wedding planner Karen Melnevich cuando dice que “se puede considerar la familia nuclear, familia en segundo grado, amistades de toda la vida, amistades que frecuentan, círculo cercano. Esto ayudará a saber cuántas personas queremos considerar en la boda. Amistades o personas que se perdieron en los años pueden pasar al segundo plano”.
A partir de ahí, existen ciertas reglas que puedes aplicar en la selección para no herir ninguna sensibilidad o crear discusión en sus grupos sociales. Para empezar, los familiares directos o más cercanos deben estar presentes en la lista, al igual que ese grupo de amigos habituales, así te evitarás conflictos o malos entendidos en las futuras reuniones que celebres con ellos. Si aún dudas invitar a estos grupos será mejor que te replantees tu relación con ellos.
Teniendo definidos los infaltables, cada pareja deberá decidir quiénes son más o menos indispensables en la lista. Siempre tenemos familiares lejanos o amigos de los padres que ellos nos piden invitar, pero tendrán que evaluar el presupuesto o definir si quieren personas desconocidas en su matrimonio, y puede que más de algunos se quede fuera.
En relación al grupo del trabajo, deben invitar a sus jefes en la medida que tengan cierta relación o trabajen directamente con ellos, pero no se sientan obligados a invitarlos sólo porque están al mando. En el caso de los otros compañeros de trabajo puede ser más complicado, pero siempre hay colegas con los que se mantiene una relación más o menos cercana y habrá que decidir si invitarlos.
También estarán aquellos amigos que no pueden clasificarse en grupos concretos, ya sean del presente o el pasado, pero con los que mantienen un vínculo o cariño especial y su presencia es imprescindible en ese gran día. Tomando en cuenta el presupuesto y cómo acomodarlos con el resto de los invitados, podrán decidir si debe o no asistir al encuentro.
Sobre todo en este paso, el compromiso y el “deber ser” se pueden imponer en sus decisiones y alargar el proceso de elaborar la lista de invitados definitiva. Sin embargo, desde Zankyou siempre recomendamos huir de las invitaciones por compromiso, ya que es tu matrimonio y querrás rodearte de la gente que verdaderamente los quiere, aunque también sabemos que cada caso merece de su propia consideración.
Llegado a este punto, ten en cuenta el tipo de matrimonio que quieres lograr (íntimo o masivo) y escribe un listado con los invitados por compromiso para ver si queda espacio para ellos y cómo organizarlos para quedar bien. También pueden recordar el tipo de bodas al que han sido invitados, porque algunos novios hacen invitaciones a diferentes momentos de la boda dependiendo la cercanía con los invitados o prefieren crear un ambiente más adulto y organizan un encuentro sin niños. ¡Toma en cuenta todos esos detalles!
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4. Elabora un primer borrador
En este cuarto apartado ya debemos empezar a concretar y para ello lo mejor será elaborar dos listas definitivas con las que puedas pulir los detalles de la organización. Una primera lista con las personas que tienes y quieres invitar de todas maneras, y una segunda lista ordenada por preferencia con aquellas personas que aún dudas, que pueden ser de dos tipos: personas que deseas invitar pero que no has podido categorizar en familia o amigos íntimos, y los mencionados invitados por compromiso que sus padres o tu pareja quieren invitar.
Después de aplicar esta técnica podrás mandar las primeras invitaciones de boda y ver quiénes asistirán a la boda, tomando en cuenta las bajas podrás invitar a las personas que estaban en los primeros puestos de la lista. Por ello la wedding planner Mariela Heysen plantea que “es indispensable que podamos encargar la confirmación de asistencia de los invitados a un tercero, para poder obtener números reales”. También es importante que envíes las tarjetas con antelación para lograr hacer un segundo envío de invitaciones.
Otra buena forma de concretar es realizar tres listas, una de la novia, otra del novio y una tercera con los invitados en común. Logrando que ambas estén niveladas o compensando la lista que tiene menos, será más fácil hacer el recorte con las personas más alejadas de cada una.
5. Toma en cuenta estos consejos de Zankyou
Por último, mencionar que hay tres reglas al momento de enviar las tarjetas de invitación, las cuales tienen relación con el nombre que colocaremos en el sobre. En el caso que la invitación vaya destinada a un familiar y quieres que asista toda su familia, debemos colocar el nombre de nuestro pariente junto a las palabras “y familia”. Si se trata de una pareja, lo mejor será incluir ambos nombres en el sobre, siempre que sepas el nombre de la pareja sino puedes poner “y acompañante” o el famoso “+1”.
Así nos aconseja la conocida empresa Babel Wedding Branding cuando dice que “para simplificar la lista de invitados, se sugiere enviar un parte por familia y uno por pareja, si invitas a una pareja, asegúrate de usar ambos nombres en el sobre y en el caso de una familia con niños que están todos invitados, puedes usar “Familia Palacios” o “Sr. Oscar & Familia”. En el caso de las invitaciones con acompañante, será bueno que le avises para que confirme a su pareja de matrimonio. Puede ser duro invitar a personas desconocidas a tu boda en vez de otros amigos que has debido dejar fuera por las exigencias del presupuesto, por eso será mejor que confirmes su asistencia.
Otra regla clave es que la familia más cercana debe ser invitada por completo, por ello te aconsejamos no establecer preferencias entre sus miembros, si invitas a uno debes invitarlos a todos, así te evitarás problemas en el futuro. En el caso de los amigos es más flexible, aunque cada círculo social y cada persona en sí misma es un mundo, así que evalúalo con seriedad.
Esperamos que con estos cinco pasos ya sepas cómo hacer la lista de invitados para tu matrimonio, así que ahora deja el stress a un lado y comienza a hacer esa selección con anticipación. Esta será la ceremonia más importante de tu vida y querrás que te acompañen todos esos amigos y familiares importantes en tu vida. ¡Agarra lápiz, papel y a escribir nombres!
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