Después de una emocionante pedida de mano comienza la cuenta atrás para la completa planificación del matrimonio que siempre soñaste. Es en ese proceso que debemos elaborar un presupuesto de matrimonio general para saber cuánto podemos permitirnos gastar. La sugerencia es contemplar entre 20.000 dólares en adelante y contratar a los proveedores que puedas asumir, sin engañarse. Para dar inicio a la planificación, en Zankyou te damos cinco pasos claves para saber cómo determinar el presupuesto de tu boda.
- Paso 1. Definir la cantidad de invitados
- Paso 2. Vestimenta
- Paso 3. Pensar en los proveedores clave
- Paso 4. Contemplar extras e imprevistos
- Paso 5. Incluir la luna de miel
Paso 1: Definir la cantidad de invitados
Lo primero es definir la cantidad de invitados, ya que de eso dependerán todas las decisiones de ese gran día, desde la elección del lugar para la boda, hasta la banquetera y los menús, siempre evaluando lo mejor en relación calidad-precio. Para la reconocida empresa La Fête Event Planning “el número de invitados depende mucho de si los novios desean celebrar a lo grande o sólo con las personas más cercanas, también si las familias son grandes y si tienen un círculo de amigos bastante amplia. Recomendamos que vayan avanzando con la lista meses o semanas antes del matrimonio para que no se les acumule a último momento y que envíen la lista final 48 horas antes, para asegurarse que la recepción sea lo más ágil y dinámica posible”.
– Invitados
La lista de invitados es un tema recurrente en Zankyou y muchos de nuestros artículos hablan sobre cómo definir este número, y nuestro consejo es siempre tomar en cuenta el presupuesto, aunque la decisión final la tienen los novios, quizás sea necesario dejar de lado aquellos parientes lejanos que no ves nunca o a quienes tienes que invitar sólo por compromiso, ya que sólo inflarán tus gastos.
Así también recomienda la wedding planner Karen Melnevich cuando dice que para “hacer una lista inicial se puede considerar la familia nuclear, familia en segundo grado, amistades de toda la vida, amistades que frecuentan, círculo cercano. Esto ayudará a saber cuántas personas queremos considerar en la boda. Amistades o personas que se perdieron en los años pueden pasar al segundo plano”.
Un número de invitados razonable ronda las 150 personas, aunque tal como nos recomienda la conocida wedding planner de Lima Mariana Rizo Patrón “siempre hay que agregar un aproximado del 20% de invitados que no asistirán y de ahí calcular la cantidad de invitados” .
– Banquetería
Lo ideal es revisar continuamente la lista de invitados hasta que llegues a un número indicado, ya que debes pensar que sólo el banquete supondrá la mitad o más de tu presupuesto, dependiendo los servicios que incluya, tal como nos comenta Mariana Rizo Patrón cuando dice que “un catering promedio, ni barato ni muy caro, puede salir 20.000 dólares incluyendo el precio del banquete, más la decoración y el toldo”. Así que ya puedes hacerte una idea, desde ahí puedes buscar reducirlo o aumentarlo.
– Gastos anexos
Existen otros importantes gastos asociados al número de invitados como pueden ser los recuerditos de matrimonio, cuyo valor va a variar dependiendo del tipo de regalo y la cantidad de personas que acudan a la fiesta. Asimismo, debes evaluar si vas a necesitar medios de transporte para trasladar a grupos de invitados, con el costo que eso implica. Otro importante dato nos lo entrega Arturo de La Fête Event Planning cuando nos advierte “no olvidar que si los novios son extranjeros, hay que considerar el hospedaje, movilidad y dar recomendaciones locales a los invitados para disfrutar su estancia”.
Paso 2: Vestimenta
– Valores
Como te podrás imaginar, existe una notable diferencia en el costo del vestido de novia y el traje del novio. En general, las novias suelen gastar 5.000 dólares o más por su vestido aproximadamente, mientras que los novios pueden encontrar elegantes trajes desde los 2.ooo dólares. Esto porque el vestido de la novia tiene mucho más elaboración y siempre ha sido el más llamativo de la ceremonia, esto por su gran cantidad de detalles, delicados tejidos y espectacularidad. La wedding planner Mariana Rizo Patrón también nos aconseja contemplar los accesorios de los novios dentro del presupuesto.
– Alternativas
Hay diversas alternativas para conseguir el atuendo soñado, para el vestido de novia existen ateliers y firmas especializadas, así como diseñadoras independientes que pueden hacerte el vestido a la medida. En el caso del terno de novio, estos los pueden alquilar un chaqué, smoking o frac, o comprar uno hecho a medida por un buen sastre. En cualquier caso, los precios van a variar según la elección que tomemos pero siempre necesitaremos más tiempo para preparar el vestido de la novia.
No olvides considerar dentro de los gastos extra la posibilidad de arreglar o ajustar el atuendo nupcial, ya que a veces se adquieren con mucha antelación y puede necesitar cambios unos días antes de la boda.
Paso 3: Pensar en los proveedores clave
Necesitarás muchos proveedores para la celebración del matrimonio, unos más obvios como la banquetera y el lugar, pero también hay otros que son muy importantes pero que no tenemos tan presente.
– Wedding planner
Una wedding planner será la mejor consejera para el desarrollo de un evento tan importante como este, ya que no sólo te darán su asesoría profesional sobre los mejores proveedores de cada rubro sino que también serán las organizadoras del matrimonio, sacándoles mucho peso de encima y aumentando la calidad del encuentro.
Existen diferentes servicios de wedding planner, algunas ofrecen la organización integral del evento, por lo que se hacen cargo de la iluminación, mantelería, flores, decoración, el orden de las mesas y mucho más; y otras que los ayudarán a encontrar los proveedores para cubrir todas estas necesidades, tal como sucede con la empresa La Fête Event Planning, quienes cuentan con una “lista reducida y exclusiva de proveedores con los que siempre trabajamos. Con ellos realizamos reuniones periódicas para revisar los requerimientos de nuestros clientes y ver cómo lo adaptamos para hacer ese sueño realidad”.
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– Fotografía y vídeo
El fotógrafo y videógrafo son esenciales para inmortalizar los momentos más hermosos del evento y, por ende, deberían ser grandes protagonistas de tu estimación de gastos. Se calcula que alrededor del 10% del presupuesto total debería estar contemplado para estos profesionales, ya que su trabajo está cada vez más valorado en el mundo nupcial y sin duda es una inversión a futuro.
Paso 4: Contemplar extras e imprevistos
Ningún evento está libre de imprevistos, por más que lo queramos, así que no te olvides de incluir una buena sección del presupuesto total para cubrir posibles sorpresas. Los gastos extras no siempre están incluidos en los precios finales de los servicios que contratamos, así que debemos contemplarlos y conversar de este tema con los proveedores antes de cerrar el trato, a veces lo barato puede salir más caro.
– Extras y dudas
Un claro ejemplo es la barra libre o el “bar abierto”, ya que muchas veces es un servicio gratuito que viene incluido con el arriendo del espacio o la banquetería, pero otras veces es un cobro extra por persona que no teníamos contemplado. Asimismo ocurre con el DJ y la música de la fiesta, algunas veces el mismo centro de eventos tiene sus propias alternativas, pero debemos consultar y contemplar la posibilidad de contratar un espectáculo o animación para amenizar el evento.
Para la wedding planner Mariana Rizo Patrón también es importante contemplar los gastos extras de los trámites del civil y religioso, aparte de la reserva de la iglesia en caso que pidan algún desembolso. Por su parte, La Fête Event Planning nos recuerda que “la seguridad del evento es un aspecto que no debe fallar y por el que se debe invertir, así se aseguran que el riesgo de que algo malo ocurra se reduzca considerablemente”.
– Servicios innovadores
Se han implementado nuevos servicios en los matrimonios, que han cautivado a los invitados y se han vuelto un ¡must!, en todas las bodas. Aquí hablamos de los famosos foodtrucks con comida gourmet para acompañar el banquete, las cabinas fotográficas, los fuegos artificiales, y muchas otras novedades que día a día animan más matrimonios.
Todos estos pequeños extras van inflando nuestro presupuesto poco a poco y podemos perder el norte de la suma total. Por ello, te recomendamos ser realista y no exagerar con los caprichos, aunque sería bueno incluir alguno de los servicios extra que hemos mencionado para animar la fiesta.
– Imprevistos
Por último, no está de más dejar una pequeña suma de dinero para los imprevistos, ya sean accidentes, arreglos o cambios, inclusiones de invitados a última hora, cuidadores para los niños o algún servicio de extra que quieras contratar, en resumen, para todos los “por si acaso”. Evita el estrés de último minuto y maneja un presupuesto que te permita asumir los imprevistos.
Paso 5: Incluir la luna de miel
El viaje de luna de miel también debería estar contemplado en el presupuesto total del matrimonio, ya que después de tanto ajetreo se merecen un descanso de recién casados. En cuanto a los valores, dependerá del destino que elijan, si es dentro o fuera de América Latina, la cantidad de días y la temporada en que se haga. Nunca está de más enterarse de las ofertas de paquetes turísticos que manejan las agencias de viajes especializadas en lunas de miel, con quienes puedes ir cotizando los precios a lo largo del proceso de planificación y comprar en el tiempo indicado.
Sabemos que el presupuesto del matrimonio es uno de los aspectos que más preocupa a las parejas, así que esperamos que con estos cinco pasos claves ya tengas una idea más clara de cómo hacer una planeación económica inteligente para garantizar una celebración sin imprevistos y malos ratos.
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