La planificación de una boda es una tarea muy compleja, pues no se trata sólo de elegir una fecha y encontrar el sitio adecuado, se tienen que tener en cuenta muchos factores que intervienen en la organización, por lo mismo siempre te recomendamos que la mejor opción es que contactes con un wedding planner que te facilitará el trabajo y en el que podrás contar para todo lo relacionado con tu matrimonio.
En esta ocasión vamos a hablarte de los gastos que tienes que tener en cuenta a la hora de elegir el lugar de celebración de tu matrimonio, porque muchas veces das por hecho situaciones que no son como tú pensabas y al final te encuentras con sorpresas, esos costes extra que debes solventar a última hora, por ello hemos contactado con profesionales que nos resuelven algunas dudas y te dan los mejores consejos. ¡Toma nota!
Cuando comienzas a pedir presupuestos, te darán un estimado general, pero debes ser cautelosa para preguntar los costes adicionales que pueden variar de un sitio a otro y la suma final te proporcionará el presupuesto real, así podrás compararlo y entonces tomar la mejor decisión.
1. Costos generales
Al contratar un local para celebrar tu matrimonio, debes estar atenta hasta del más mínimo detalle. Sandra y Verónica Wedding Planners mencionan que “cada local tiene requerimientos diferentes. Lo que es importante saber como primera opción es si el local cuenta con baños o hay que alquilar baños portátiles, si hay estacionamiento para los invitados, hay alguna playa cerca o se puede estacionar fuera del local, para lo cual hay que considerar seguridad para el cuidado de vehículos aparte”.
Carla del Castillo Wedding Planner opina que “todos los locales de uso social y casas particulares requieren de un grupo electrógeno para el buen funcionamiento de las instalaciones eléctricas y de los equipos de sonido. Los hoteles y algunos locales ya cuentan con este requerimiento y se encuentra contemplado dentro del costo de alquiler del local”, por eso es importante dejar claro a la hora de firmar un contrato, lo que se incluye y lo que queda como costo adicional.
Desde Q! Evento nos sugieren que “si es un matrimonio civil, es muy importante la decoración, otro punto que se debe considerar es que mientras van llegando los invitados es conveniente que haya alguien tocando un instrumento (violín, piano o flauta)”, esto ayudará a crear un mejor ambiente de apertura.
Por otro lado, nuestros profesionales coinciden en que es es necesario gestionar el pago de los permisos de APDAYC y UNIMPRO, además de permisos municipales de ser requeridos por el local, ya que estos detalles pueden disparar el costo del lugar de la celebración.
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2. Ceremonia
Si decides celebrar la ceremonia en el mismo lugar de la recepción, tienes que considerar varios puntos importantes, “todo depende del estilo de la boda, toda la decoración debe estar relacionada con la celebración central. Considera un altar como protagonista de la ceremonia o en todo caso un arco floral que enmarque este altar, sillas para tus invitados y algunos arreglos florales como camino para los novios, un coro o grupo musical que acompañe los momentos de la ceremonia y anime a tus invitados. Puedes pensar en alguna decoración para este lugar, todo depende de la creatividad y gustos de los novios”, Carla del Castillo Wedding Planner.
También se debe considerar “coordinar con el catering la decoración del espacio, sillas y altar. Por otro lado el coro o si se va a manejar la música con el DJ, equipos de sonido adicionales, ya que normalmente los espacios de la recepción y ceremonia están separados por lo que se necesita una consola, micrófono y parlantes adicionales. También hay que tomar en cuenta la movilidad de la persona que oficiará la ceremonia”, Sandra y Verónica Wedding Planners.
Desde Q! Evento nos indican que no se deben preocupar demasiado si ambos actos se realizarán en el mismo lugar, ya que “la decoración es la misma que la recepción, solo se pondría una mesa con un arreglo floral para hacer la ceremonia”, así no implicaría demasiado incremento en los gastos.
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3. Equipo de música
Para tener los mejores resultados en el tema de la música, debes buscar un DJ que se adapte a todas tus necesidades, pues de ello dependerá que consigas el ambiente que has soñado, “hay que considerar en el presupuesto, las horas del contrato con el DJ y saber por si se requiere de antemano el costo por hora adicional. Las luces para la pista de baile o cabezas móviles (por más que una boda sea de día, siempre acaba cuando oscurece), el catering incluye la iluminación del local, más no las luces de la pista de baile. La cantidad de equipos va a depender del número de invitados” explican Sandra y Verónica Wedding Planners.
Por parte de Q! Evento nos mencionan que la música es imprescindible y que “los costos van desde 3000 soles”. Y Carla del Castillo Wedding Planner coincide en que el DJ juega un papel muy importante, deben acordar con él para que incluya en sus servicios “equipos de sonido de buena calidad que permitan un sonido envolvente durante la recepción, además, si estás considerando colocar cabezas móviles o algún otro elemento para animar la fiesta sobre la pista de baile, trata en lo posible de que el DJ se encargue de todo”.
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4. Las bebidas alcohólicas
En este tema siempre suelen haber confusiones, por ello es recomendable establecer las características del servicio con los proveedores que se contratarán, si será el catering el que lo incluya en el presupuesto o son los novios los que lo adquirirán por su parte, si tendrán barra libre o un consumo limitado por invitado. Lo primero es saber que “si van a poner vino, se debería preguntar cuál es el menú para saber el maridaje adecuado”, Q! Evento.
Carla del Castillo Wedding Planner recomienda “confirmar si están incluidos los insumos para la preparación de los tragos que estás considerando ofrecer a tus invitados, el menaje necesario para la barra (vasos y copas) de acuerdo a la carta de bar elegida, seleccionar si consideran algún cóctel y ver las opciones, si dentro del presupuesto están incluidas las bebidas gaseosas, agua y hielo para toda la noche”.
Las últimos consejos nos los proporcionan Sandra y Verónica Wedding Planners, que coinciden en que “la cantidad de licores se conversa con el catering (barman) de acuerdo a lo que desean ofrecer los novios. Hay que considerar los insumos para los cócteles y saber si los pone el catering o deben de comprarlo también los novios. Coordinar que haya una persona encargada a fin de fiesta para hacer el arqueo y llevarse los saldos de los licores”.
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5. Gastos extra
Sin duda siempre es recomendable guardar parte del presupuesto para los gastos que puedan surgir de última hora, “sobre todo cuando no se trabaja con una wedding planner, ya que hay muchas cosas que los novios desconocen, por ejemplo: baño portátil para el personal de armado de estructuras y mozos si elocal no cuenta con uno, personal de seguridad y anfitriones, ambulancia (muchos locales arriba de los 300 invitados lo exigen)”, Sandra y Verónica Wedding Planners. No olvides “verificar si el local cuenta con seguridad y personal para registrar a tus invitados, estacionamientos disponibles, en todo caso considera un servicio de valet parking. Acordar las horas de alquiler l del local, si no estás conforme, considera pagar horas extras”, recuerda Carla del Castillo Wedding Planner.
Ahora ya conoces gracias a nuestros expertos, esos detalles que aunque parezcan insignificantes, pueden incrementar los presupuestos, por ello confirma con los proveedores todas las necesidades que tienes y si están incluidas en el precio que te dan, recuerda que más vale prevenir que lamentar.
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