Para nadie es un secreto que organizar una boda es de por sí una tarea complicada. Pues imagine ahora que los novios no viven en la misma ciudad o país. Todo se complica, ¿verdad? Más aún si pretenden casarse en una ciudad ajena a su residencia actual. Afortunadamente, en estos tiempos el avance de la tecnología y las redes sociales juegan a favor en estas situaciones y por ello es posible planificar a distancia aquella ceremonia que tanto los ilusiona.
1. Primeros pasos
Lo primero es decidirse por la ciudad en la que se desea celebrar la unión. Una vez decidido esto, el siguiente paso es entrar en contacto con algún profesional que ayude a ordenar y plasmar las ideas de los novios y a resolver cuestiones básicas, como la elección del local, fecha, iglesia, así como la elección de los mejores proveedores según los gustos de la pareja.
Sabrina García, wedding planner de Parabodas aconseja que “los primeros proveedores que se deben confirmar, apenas se tenga definida la fecha, son el fotógrafo, el del video, el DJ u orquesta y el maquillador, debido a que si se deja para más adelante se corre el riesgo de que no tengan disponibilidad en su agenda. El tiempo de preparación para una boda es de más de un año y por ello es primordial reservar estos proveedores con la máxima antelación”.
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2. La comunicación es primordial
Que los novios se encuentren separados no quiere decir que no puedan imprimir esa cuota de personalidad hasta en los más mínimos detalles que toda pareja busca en su boda. Hoy, gracias a la tecnología se pueden consultar diversas webs y páginas en Internet en las que se obtienen buenas ideas que se pueden transmitir vía Skype o por Whatsapp.
García también señala que “traten de tener fotos o referencias a la mano, eso ayudará mucho a la wedding planner para conocer sobre tus gustos y tendencias, y facilitará el proceso de selección y cotización en decoración. Cuando se comuniquen por Skype o Whatsapp traten de sacar toda la información posible al proveedor, pregunten por detalles, como qué está incluido y qué no. Al comienzo es muy difícil saber en detalle lo que se va a querer en decoración (velas, lámparas, arreglos de flores, fondo de barra, etc.), pero si una novia está determinada a realizar el proceso a distancia, tiene que hacer su tarea y buscar referencias, ya sea en Pinterest, Facebook o páginas de proveedores de catering y decoración”.
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3. En orillas distintas
Las nuevas tecnologías han cambiado las formas en que nos relacionamos y así, por diversos motivos, como laborales, de formación o porque se conocieron a través de alguna aplicación, hay muchas parejas que se ven obligadas a mantener su relación a distancia. En este caso lo ideal es que utilicen herramientas como Skype o WhatsApp para intercambiar ideas y ponerse de acuerdo en conceptos esenciales.
Una serie de reuniones periódicas a través de Skype con el/la encargada de organizar la boda es crucial para así definir cuestiones básicas, como un calendario con tiempos para envío de partes, reuniones y pago a proveedores, entre otros temas.
Arturo Noriega, event planner de La Fête Event Planning destaca que “tras coordinar con los novios a través de Skype, les trasladamos lo diseñado e imágenes en 3D y fotografías. Luego lo primero que hacemos es un viaje de reconocimiento al lugar en el que se realizará el matrimonio, y se contactan a los mejores proveedores. Dado que nosotros trabajamos con líderes mundiales en eventos, ellos nos facilitan todo y nos dan las mejores recomendaciones”.
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Se recomienda que al menos uno de los novios pacte una reunión con su wedding planner para conocer ‘in situ’ el local del matrimonio y participar directamente en las degustaciones del banquete, así como de los detalles. Si eso no es posible se puede enviar a la madre de alguno de ellos u otro familiar o amigo de confianza. Hay que tener en cuenta siempre que esta persona tenga gustos afines y conozca muy bien a la pareja, debido a que tendrá que tomar decisiones importantes respecto a algunos temas.
Cinthia Castillo, wedding planner y diseñadora de BASH Eventos & Bodas precisa que “si hablamos que uno de los contrayentes es extranjero, hay que tener mucho cuidado con los tiempos, ya que la documentación para el matrimonio civil (que es lo principal) y sus plazos, se abren desde seis hasta cuatro meses antes de la fecha indicada. Hay que tener en cuenta que los documentos a presentar son numerosos y tienen que ser contrastados tanto por la autoridades del país de origen así como del lugar en donde se va a realizar la boda, por lo que se recomienda iniciarlos con mucha antelación”.
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5. El gran aliado
Gracias a Internet el sueño de miles de parejas que ansían casarse en diversas localidades se ha facilitado considerablemente. Y es que hoy no sólo se puede utilizar este canal para enviar imágenes o videos, sino también para digitalizar documentación y autorizaciones que se puedan requerir de alguno de los novios. De la misma manera, para poder aprobar pruebas de invitaciones, recuerdos, entre otros.
Liz Ángeles de Design Studio señala que “hacer la lista de invitados, con nombres, direcciones y teléfonos toma tiempo y más cuando los invitados vienen de parte de las dos familias que viven en distintos lugares. Por ello recomendamos hacer un grupo en Facebook o crear una página web con datos de interés de la ciudad en la que se realizará la boda (hoteles, restaurantes y demás), para que todos se puedan programar con tiempo y confirmen su asistencia”.
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Es aconsejable que el novio o novia llegue a la ciudad del matrimonio con la mayor antelación. De no ser posible, los expertos indican que sea al menos una semana antes. Principalmente si viven en países lejanos, ya que de esta manera se adaptarán al horario local y lucirán descansados el gran día.
Cinthia Castillo, de Bash, añade que “lo ideal es dos semanas antes, ya que eso nos permitirá organizar una cena de ensayo y presentar al novio/a a la familia del otro. Para los amigos el tiempo ideal es una semana. Recordemos que para bodas con ciudadanos europeos, el best man es quien da el speech y generalmente es el mejor amigo del novio, así que deben coordinar estos detalles con tiempo”.
En lo referente al equipo fotográfico, los profesionales de Clarooscuro indican que “una vez que los novios contratan nuestro servicio, coordinamos con ellos vía correo, messenger o Whatsapp todo lo referido al desplazamiento (integrantes del equipo, transporte, hospedaje). Siempre vamos dos personas como mínimo y recomendamos arribar al menos un día antes de la boda para conocer los lugares y las distancias que tendremos que recorrer en la ciudad destino. Esto nos permite realizar nuestro trabajo con toda tranquilidad”.
Esperamos que esta nota los ayude a planificar esa ceremonia con la que están soñando. No olviden que escoger una buena asesoría profesional, así como la comunicación son factores esenciales para que todo salga como lo han deseado.
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