Cómo elegir wedding planner de mi matrimonio: ¡los 5 pasos para decidirte!

Luego de una romántica pedida de mano se viene todo un proceso de organización del matrimonio,  que puede ser un proceso tan emocionante como estresante, sobre todo hoy en día que las parejas tienen ajetreadas rutinas en el trabajo y muchas otras responsabilidades. En este escenario, la presencia de una wedding planner se ha vuelto fundamental para lograr una boda memorable y no es de extrañar, con la ayuda y asesoría de estas especializadas profesionales podrás planificar cada detalle, conocer los mejores proveedores del rubro y disfrutar de tu celebración sin pensar en los imprevistos.

Para que tomes la mejor decisión, en Zankyou te contamos los cinco pasos claves para que sepas cómo elegir a la wedding planner ideal para tu matrimonio. ¡Descúbrelos!

• Paso 1. Comenzar la búsqueda
• Paso 2. Preguntar su disponibilidad
• Paso 3. Entrevista personal
• Paso 4. Conocer su método de trabajo y presupuesto
• Paso 5. Descubre si es tu wedding planner perfecta

Paso 1: Comenzar la búsqueda

No te tomes esta elección a la ligera, antes de tomar cualquier decisión, te recomendamos que hagas una búsqueda exhaustiva, teniendo siempre presente que necesitas una persona que te genere total confianza, por ello toma en cuenta los siguientes aspectos:

• Valora tus prioridades y necesidades

Lo primero es tener claridad de cuáles son tus prioridades y necesidades, para que al momento de buscar ayuda sepas comparar y elegir la persona que de mejor manera se conecte con tus ideas, gustos y expectativas. Si has soñado con un matrimonio personalizado, con un determinado estilo, o con darle un toque único, ¡así debes ser! Se trata de un día muy especial en el que debes cumplir tus sueños, siempre y cuando tu presupuesto lo permita.

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• Tipos de servicios

Es importante saber qué tipo de servicios ofrecen y si alguno de ellos encaja con tus necesidades. Entre los pack’s más demandados podemos encontrar:

1) Organización integral: en estos casos se trata de la completa planificación del matrimonio, desde la búsqueda y gestión de los servicios con cada proveedor hasta la coordinación del día de la boda. Acá hablamos de una asesoría a largo plazo, tal como nos comenta la wedding planner Carla del Castillo cuando dice que “en este caso la wedding planner es una planificadora y organizadora, no solamente quien ayuda a la novia en el mismo día de la celebración. Es vital mostrarle a los novios que parte de nuestro servicio es contar con los proveedores adecuados y brindar un orden durante los meses previos al matrimonio”.

Así también advierte la experimentada wedding planner Jossy Quezada cuando nos cuenta que “al ser la boda un evento único e irrepetible, una buena profesional debe estar totalmente involucrada en la planificación para poder resolver o anticiparse a cualquier tipo de problema que se pueda presentar”. Como puedes ver, es mejor contar con un servicio integral, sobre todo para bodas de alta complejidad que requieren más dedicación y un acompañamiento exahustivo.

2) Asesoría con los proveedores: si lo que buscas es una primera ayuda en la búsqueda de los mejores proveedores, estas profesionales te pueden aconsejar en la elección y coordinación con los proveedores adecuados según tus gustos y el estilo que estés buscando. 

3) Una mano con la decoración: si quieres que tu matrimonio sea recordado por la hermosa ambientación, no dudes en contratar los servicios de una wedding planner para que personalice y coordine la decoración de cada espacio del evento. 

4) Coordinación del “día D”: para novios que ya tienen todo organizado y sólo necesitan de alguien que coordine y se asegure de que todo funcione a la perfección en el día del matrimonio están los llamados servicios de “día D”. No tendrás que preocuparte de que los proveedores cumplan con lo acordado, ¡qué mejor!

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Créditos: Picjumbo

• Buscar en Internet

Sin duda alguna, el mejor medio para encontrar a las wedding planners más recomendadas es buscando en Internet, webs especializadas en bodas como Zankyou te facilitan un extenso catálogo de profesionales por zona del país y ¡te inspiran con artículos como éste!, con los mejores consejos para orientarte en todo lo que desees. Conoce a los mejores wedding planners de Lima.

Asimismo, Jossy Quezada nos comenta que una buena forma de conocer a la wedding planner es “buscar testimonios de clientes satisfechos. Ahora con el uso de la tecnología muchos profesionales cuentan con un fan page y página web en donde se puede revisar su perfil y experiencia en el rubro. Un buen profesional siempre cuenta con el respaldo de clientes y proveedores que pueden dar fe de su trabajo”. 

• Valora tu presupuesto

Contar con los servicios de una wedding planner puede ser una gran inversión y hay que contemplarlo en el presupuesto, debes tener en cuenta que una buena profesional sabe mucho del tema, maneja contactos y puede tener alianzas con proveedores para bajar los costos. Además que será la encargada de planificar todo un matrimonio, estamos seguros que vale la pena el gasto.

Según nos comenta Andrea Caceda directora de la reconocida organizadora de eventos Festinare, “el presupuesto de un paquete express va desde los 1800 nuevos soles para adelante, ese es un buen rango para tener en cuenta”.

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Créditos: Eliana Zapata

Paso 2: Preguntar su disponibilidad

• Crea tu propia lista de favoritos

Después de una primera búsqueda, lo mejor será organizar un listado con las wedding planner que más te hayan gustado y ofrecen los servicios que más te acomodan. Tal como sucede con otros proveedores, las mejores agotan rápidamente su disponibilidad de fechas, por lo que apenas sepas cuándo será el día de tu boda te recomendamos contactarlas con antelación para que puedan guiarte en todos los detalles.

• Entrevistas personales

Este punto es fundamental y lo ideal es que puedas concertar una reunión personal con la wedding planner donde puedas preguntar de primera fuente los servicios que ofrece y qué incluyen. Si te ha interesado una profesional de otra región del país o vives en el extranjero, no descartes las videollamadas o el contacto telefónico.

• Exclusividad: ¿cuántas bodas hace en un día?

Una vez que hayas decidido o si estás en ese proceso, es importante saber cuánto trabajo tiene y cuántos matrimonios coordina en un día, ya que seguramente no querrás una “representante” de tu wedding planner en el gran día de tu boda. Así nos recomiendan las expertas Sandra y Verónica Wedding & Event Planners cuando dicen que “es importante que la wedding planner les asegure que será con ella con quien contarán durante todo el proceso y no sólo a la hora de cerrar el contrato y que luego les mande asistentes, a menos que eso sea lo acordado desde un principio”.

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Créditos: Jossy Quezada

Paso 3: Entrevista personal

• Conoce su forma de trabajar

Es esencial tener un primer contacto con la persona, ya que podrás preguntarle cómo se organiza y cómo coordinará el proceso de planificación con ustedes, estamos hablando de meses de trabajo en conjunto y debes saber su metodología de preparación. Para la empresa de Karin Cadenas Wedding Planner, “es muy importante agendar una primera reunión de introducción, donde las expertas puedan explicar con mucho detalle en qué consiste su trabajo, ya que a diferencia de otros proveedores, al contratar un servicio que “no se puede ver” a primera instancia, siempre tomará un poco más de tiempo entender cuáles son sus beneficios”.

• Explícale tus necesidades

La primera reunión también será un buen momento para comentarle todo lo que quieres y has pensado para tu boda, qué estilos te gustan más y cómo quieres que se coordine todo, además de contarle tus dudas y pedir recomendaciones.

• ¿Hay feeling?

En esta entrevista te darás cuenta si hay conexión con la persona y si es la profesional indicada para organizar tu matrimonio o alguna parte de ésta, tienes que pensar que pasarás mucho tiempo en su compañía, conocerá a tus seres queridos y pondrás en sus manos un día muy importante, así que debes sentir confianza en ella y sus capacidades. Tal como plantea Jossy Quezada cuando nos comenta que “la primera entrevista es fundamental para identificar el nivel de preparación del profesional y su grado de empatía. Una wedding planner debe tener mucho criterio e inteligencia emocional para guiar a la pareja en todo el proceso y formar un buen equipo”.

Asimismo, para la conocida wedding planner Kathy Espath “lo más importante es sentir confianza desde que te saluda, tienes que sentirte libre de decirle me gusta o no, y de preguntarle hasta lo más tonto”. Por último, Sandra y Verónica Wedding & Event Planners sugieren “siempre tener una reunión previa con la wedding planner y si es posible reunirse más de una, para así ver con cuál has tenido mayor empatía y te has sentido más en confianza”.

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Créditos: Bodas de Acuarela

Paso 4: Conocer su método de trabajo y presupuesto

Como nos recomienda Jossy Quezada, “se debe conversar sobre el perfil profesional de la wedding planner para saber en que áreas ha trabajado, el tiempo que lleva como organizadora de eventos, así como de su plan, método y equipo de trabajo”. Por ello, no puedes olvidarte de los siguientes aspectos: 

• Calendario a seguir

Cuando hayas decidido el tipo de servicios que quieres contratar, es importante conocer la forma en que van a trabajar con la wedding planner y para ello es necesario contar con un timing bien establecido, donde los novios puedan saber los plazos y fechas que tienen que cumplir en determinados procesos de la organización, ya sea realizar la lista de invitados, concertar citas con los otros proveedores o elegir la temática de la decoración.

Además, es importante preguntar sobre los canales de comunicación que utiliza, la frecuencia en que se van a contactar, si trabaja sola o con un equipo, si habrá reuniones con cada proveedor y, por supuesto, si estará presente el día de tu boda.

Así también sugiere la empresa Festinare cuando nos dicen que “su recomendación es ponerse de acuerdo en la manera de trabajar, si se van a tener reuniones, en qué horarios la wedding planner los puede atender y en qué horarios también la pareja tiene mayor disponibilidad. Deben consultarle con cuántas personas trabaja ya que tener un equipo es básico y hace que cada detalle esté cuidado a la perfección”.

• ¿Cuenta con su propio catálogo de proveedores?

Muchas de las wedding planner con más experiencia cuentan con un portafolio de proveedores con los que trabajan recurrentemente y es importante saber si éstos son de buena calidad y si reciben comisión al ofrecerte a ti sus servicios. Es fundamental que tenga flexibilidad en este aspecto, porque también podría seleccionar aquellas empresas que encajan mejor con tus necesidades.

• Qué incluye el presupuesto y extras

Tanto si quieres contratar un servicio integral de organización o sus servicios por separado, es importante conocer el presupuesto de la wedding planner en detalle, ya que será esencial a la hora de hacer el contrato. Define el valor de cada servicio con anterioridad y qué aspectos se excluyen del presupuesto, como podrían ser las flores, los recuerditos de invitados o las mesas dulces, entre otros.

Además, también puedes preguntar por las formas de pago que se manejarán, tal como sugiere la wedding planner Kathy Espath cuando dice que debemos “consultar cómo se hace con el pago a proveedores, en mi caso yo hago un trato directo con cada uno de ellos y no va dinero a mi cuenta para luego yo tercerizar, así evitamos la suspicacia de las famosas comisiones que la gran mayoría solicita a los proveedores”.

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Créditos: Sandra y Verónica Wedding Planners

Paso 5: Descubre si es tu wedding planner perfecta

Todo siempre es más bonito en el papel o en las redes sociales, por eso, no te limites en pedir consejos y recomendaciones, sobretodo si sabes de alguien en tu círculo cercano que ha contratado sus servicios, tal como dice Kathy Espath que “debes fijarte mucho en el feedback de novias anteriores, no hay mejor cosa que la recomendación boca a boca y de los proveedores; la wedding planner será quien representa a la novia ante el resto de proveedores“. Así mismo, debes valorar si cumple con tus expectativas y requisitos, si se ajusta a tu presupuesto, si se nota que es una persona creativa y autodidacta, y sobretodo si realmente les será de ayuda.

Por último, que no se te olvide preguntarle si estará presente con ustedes en el día del matrimonio y si cuenta con un equipo de respaldo, ya que aunque todo esté muy bien planificado, los imprevistos siempre pueden ocurrir. Por eso Jessica Saavedra de Bodas de Acuarela nos recomienda “siempre tener una cultura de prevención, y eso va de la mano con un adecuado proceso de planificación. Si somos detallistas, comprometidas y responsables durante este proceso (la wedding planner y los novios), las probabilidades de imprevistos se reducen”.

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Créditos: Bodas de Acuarela

Porque seguro ya sabes todos los beneficios de contratar una wedding planner para organizar tu matrimonio, no renuncies en el intento de encontrar a la profesional indicada y sigue estos cinco pasos claves. Esperamos que hayas quedado lista para comparar y sellar el trato. ¡Vivamos el día más importante de nuestras vidas de la manera más tranquila posible y aprovechamos cada instante de este momento que sucederá en un abrir y cerrar de ojos!

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