¿A qué miedos y retos se enfrenta un wedding planner? ¡No es tarea fácil!

¿A qué miedos y retos se enfrenta un wedding planner? ¡No es tarea fácil!

¿A qué se enfrentan en realidad los wedding planners? Conoce todos los miedos y retos que estos profesionales deben desafiar para realizar esta tarea que, aunque parezca fácil, no lo es.

¿A qué miedos y retos se enfrenta un wedding planner? ¡No es tarea fácil!
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En esta ocasión reflexionaremos sobre la importancia en la calidad de información, educación y entrenamiento que los wedding planners de futuro necesitan. En esta nota queremos ayudarte a reconocer y superar algunos mitos en la industria de bodas para que puedas prepararte, haciéndole frente a las etapas competitivas y a la realidad que el sector enfrenta, con un incremento constante en sus ofertantes por la ausencia de barreras de ingreso a este modelo de negocio, motivando que nos preocupemos en explorar las herramientas y el conocimiento necesario para sobresalir.

Uno de los primeros mitos es pensar que la profesión del wedding planner es una tarea fácil y que se aprenderá sobre la marcha, casi hasta divertido mientras se hacen los preparativos; pero en realidad, la profesión va mucho mas allá. Si bien hoy en día, se han generado nuevas propuestas haciéndolas más accesibles en términos del tiempo que puede tomar el planeamiento y han surgido monitoreos semanales o del día D llamado Wedding Day. El planner deberá ser un profesional altamente capacitado y entrenado para llevar a cabo proyectos de principio a fin, siendo las tareas de planeamiento, organización y monitoreo de procesos, los instrumentos vitales para las soluciones que ofrece, por lo cual aprender a decorar, es más bien un complemento.

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En ambos casos, un planning parcial o integral, debes prepararte para superar imprevistos y transformarte en un director de orquesta, que no se quede solo realizando tareas de asistente, sino que logre alcanzar el nivel de Gerente de Eventos. Los fundamentos para un wedding planner, que significa organizador/ planeador de bodas, se basan en la adecuada administración de eventos, siendo la clase de información que debemos considerar y apuntar a capacitarnos, para dominar temas tales como manejo de costos, Recursos Humanos, logística, procesos administrativos y de producción.

El wedding planner del futuro deberá incorporar herramientas tecnológicas en su desarrollo diario que le permitan ejecutar un buen trabajo manejando algunos sistemas como Excel Avanzado (fórmulas y macros/costos), Power Point o Prezi (presentaciones), Word y OutLook Express (manejo de cartas o emails/proveedores). Dejemos de lado los mitos en la industria de bodas que nos hacen pensar que -no se requiere inversión- para crear un negocio, lo que está generando una crisis en el sector. Este modelo de negocio debe ser visto de manera empresarial para poder salir adelante creando marcas diferenciadoras, que aprendan a costear y con adecuada capacitación, superar los miedos a los que te enfrentas y a los “mitos” que nos plantean una alternativa fácil, casi como la ilusión de película.

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Se piensa que con abrir un Fanpage gratuita en Facebook y una cuenta de Gmail/Hotmail nos volvemos emprendedores, pero este solo es el primero de muchos pasos que debes incorporar y desarrollar si verdaderamente piensas destacar en un mercado tan competitivo. Otro mito es el de “aprender sobre la marcha” y “en el camino aprendo”, lo cual genera muchas pérdidas en corto plazo y hace lento el crecimiento, debido a que no priorizamos la importancia que tiene el aprender a COSTEAR adecuadamente el trabajo que ofrecemos. Y es que no se trata de una “tarifa” estándar, la realidad plantea cobrar en base a los costos que cada operación le represente al planner, por realizar una función u otra. Por ejemplo, no son los mismos los costos de una persona que tiene una oficina, ambientada, decorada, constituida y con staff, a los costos de aquella que atiende a sus clientes en un fastfood y aún no está formalizada; por ello no puede haber una tarifa “plana” que defina al wedding planner, la tarifa a cobrarse, la definen tus COSTOS.

Pero, en el camino encontramos que muchos “negocios” ofertan precios relativamente bajos, entonces, lo principal será analizar si estos obedecen a una estructura costeada o si más bien están subsidiados. Cuando un cliente solo pide precios por email, sin siquiera visitarte, motivan a que se vean los valores como única consideración de análisis, sin examinar que al comparar precios, es necesario también incorporar parámetros como calidad, garantía, trayectoria y respaldo. Es por ello que el mito “adecuarnos al presupuesto del cliente” no es la solución a esta paradoja de problemas que está creando un mercado en “guerra de precios” de -quien da más, por menos-.

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Para abordar este tema les comparto el siguiente ejemplo: una bebida gaseosa tiene un costo de 1 en mercado mayorista. La podemos encontrar en bodegas hasta 1.5. Si vamos a un restaurante esa misma gaseosa puede costar 6. Y en un hotel la misma gaseosa puede llegar a costar 12. Entonces, ¿podría darse el caso de que vamos al hotel y les decimos “mi presupuesto para tomar gaseosa en su establecimiento es de 3, ¿me lo pueden dar?”?

Esta idea errada, que señala que debemos trabajar adecuándonos al presupuesto del cliente, es algo que debemos superar. Y es que se trata de ser realistas entre nuestros servicios y sus costos, que son el resultado del impacto de otras variables como la calidad que representas. Una razón por la cual no siempre es factible trabajar con el presupuesto que el cliente nos requiere, es porque este no tiene un análisis del costo-beneficio o valor real del movimiento de los tipos de mercado o segmentos, e indicar un valor monetario, no necesariamente refleja que estos puedan considerar variables como prestigio, experiencia y trayectoria, que por ejemplo los hoteles y restaurantes constituidos consideran en su estructura de costos, basados en el ejemplo anterior de la gaseosa. El mismo concepto debe aplicarse a la profesión de wedding planners, que debe comenzarse a verse como una empresa, más allá de ser un hobbie o una ilusión de película.

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Entonces, les animamos a descubrir sus COSTOS y a entender la esencia del negocio, que estos deben costearse sumando todo aquello que involucra realizar el evento en términos de la gestión para organizarlo y valorizando cuánto piensas ganar y considerando todo lo anterior, tener la libertad de presupuestar de manera REALISTA y eficiente. Porque no solo se trata de vender, sino de tener un buen MARGEN DE UTILIDAD, ya que a causa de estos mitos, hay ofertantes que terminan subsidiando su trabajo, enfrentando una realidad distinta a la de las películas.

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