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¿Cómo elegir a la wedding planner? ¡Una de las mejores decisiones para tu boda!

Luego de una romántica pedida de mano, se nos vienen muchas preguntas a la cabeza y varias importantes decisiones por tomar. Organizar un matrimonio puede llegar a ser un proceso estresante y probablemente sientas que no tienes suficiente tiempo para planificar todo como te gustaría. Desde la elección del vestido de novia, el lugar de la ceremonia y hasta los recuerdos de matrimonio, todo necesita mucha dedicación y concentración. Pero ¡no te asustes!, ahora existen profesionales especializadas en la organización de bodas que te pueden ayudar y asesorar en todos los pequeños detalles.

Deja un espacio en tu presupuesto para una wedding planner y no te arrepentirás, con su experiencia en el mundo de las bodas podrán asesorarte sobre los mejores proveedores, alternativas y lugares. Para que tomes las mejores decisiones desde el principio, en Zankyou te contamos cómo elegir la wedding planner ideal, en qué debes fijarte y preguntar antes de hacer esta trascendental elección.

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Créditos: Miluska Zavaleta Fotografía

1. Tomar la decisión

Lo primero es estar seguras de los beneficios que nos traerá contratar una wedding planner y confiar plenamente en su experiencia profesional. Tal como nos cuenta Jossy Quezada, una reconocida wedding and event planner, “todas las novias empiezan la planificación con mucha ilusión pero en el camino se dan cuenta que no van a poder con todo solas. Lo primero es considerar si quiero confiar mi boda a una profesional que me va a guiar en cada paso del planeamiento, resolverá mis dudas, administrará mi presupuesto, entenderá cada una de mis preocupaciones. Una wedding planner es una persona que debe tener mucho criterio e inteligencia emocional para guiar a la pareja en todo el proceso y formar un buen equipo”.

Una vez tomada esta decisión de manera consciente, lo ideal es tener claro cuáles serán tus prioridades y necesidades, para que al momento de buscar ayuda sepas comparar y elegir la persona que de mejor manera se conecte con tus ideas, gustos y expectativas.

2. Primera entrevista

Es esencial tener un primer contacto con la persona, ya sea en una reunión personal o telefónica. Para la empresa Karin Cadenas Wedding Planner, es muy importante agendar una primera reunión de introducción, donde las expertas puedan explicar con mucho detalle en qué consiste su trabajo, ya que a diferencia de otros proveedores, al contratar un servicio que “no se puede ver” a primera instancia, siempre tomará un poco más de tiempo entender cuáles son sus beneficios.

Asimismo, Jossy Quezada nos comenta que “la primera entrevista es fundamental para identificar el nivel de preparación de un profesional y el grado de empatía. Se debe conversar sobre su perfil profesional para saber en que áreas ha trabajado, el tiempo que lleva como organizadora de eventos, así como de su plan y equipo de trabajo”.

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Créditos: Jossy Quezada

3. Su experiencia

Todo siempre es más bonito en el papel, pero cómo saber realmente si una wedding planner tiene la experiencia suficiente para hacerse cargo de nuestro matrimonio. Para la wedding planner Kathy Espath “lo más importante es sentir confianza desde que te saluda, tienes que sentirte libre de decirle me gusta o no, y de preguntarle hasta lo más tonto. Además debes fijarte mucho en el feedback de novias anteriores, no hay mejor cosa que la recomendación boca a boca y de los proveedores; porque la wedding planner será quien representa a la novia ante el resto de proveedores“.

Jossy Quezada nos comenta que una buena forma de saberlo es “pedir referencias de trabajos realizados, testimonios de clientes satisfechos. Ahora con el uso de la tecnología muchos profesionales cuentan con un fan page y página web en donde se puede revisar su perfil y experiencia en el rubro. Un buen profesional siempre cuenta con el respaldo de clientes y proveedores que pueden dar fe de su trabajo”.

Asimismo nos recomiendan las profesionales de Sandra y Verónica Wedding & Event Planners cuando dicen que “el trabajo de los novios con la wedding planner es mucho más cercano que con cualquier otro proveedor, por lo que la química y confianza es básica. Antes de contratar a alguien es importante hacer todas las averiguaciones, ya sea con amigos, las redes, blogs de novias, portales, etc. De igual manera, sugerimos siempre tener una reunión previa con la wedding planner y si es posible reunirse con más de una, para así ver con quién uno ha tenido mayor empatía y se ha sentido más en confianza”.

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Créditos: Sandra y Verónica Wedding Planners

4. Presupuesto y tarifas

Existe el mito de que contratar una wedding planner puede ser un gasto innecesario, sobre todo entre quienes manejan un presupuesto más ajustado, pero la verdad es que contar con los servicios de una wedding planner puede ser una gran inversión, ya que una buena profesional debe saber mucho del tema, manejar contactos y tener alianzas con proveedores para bajar los costos. Además de conocer los valores adecuados para cada servicio que queremos contratar.

Este punto es uno de los principales beneficios de contratar sus servicios para la preparación, por lo que no olvides mencionarlo a tu futuro esposo en las primeras conversaciones que tengas sobre el tema.

Dicho esto, no olvides preguntar en la primera entrevista sobre las tarifas que asignan a sus servicios y los conceptos de pago que utilizan. Asimismo, la wedding planner Kathy Espath recomienda “consultar cómo se hace con el pago a proveedores, en mi caso yo hago un trato directo con cada uno de ellos y no va dinero a mi cuenta para luego yo tercerizar, para así evitar la suspicacia de las famosas comisiones que la gran mayoría solicita a proveedores”.

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Créditos: Morfi Jiménez Fotografía

5. Servicios

Es importante saber qué tipo de servicios ofrecen y cuánto queremos participar nosotras de la planificación. Según la wedding planner Carla del Castillo, a veces las novias tienen un concepto diferente de lo que es una wedding planner, y es importante que sepan que somos planificadoras y organizadoras de bodas, no solamente quien ayuda a la novia en el mismo día de la celebración. Es vital mostrarle a los novios que parte de nuestro servicio es contar con los proveedores adecuados y brindar un orden durante los meses previos al matrimonio.

Asimismo advierte Jossy Quezada cuando nos cuenta que “los servicios de una wedding planner incluyen la organización total, parcial o meses antes al evento. Al ser la boda un evento único e irrepetible, una buena profesional debe estar totalmente involucrada en el planeamiento para poder resolver o anticiparse a cualquier tipo de problema que se pueda presentar”. 

Tal como plantean las wedding planner, es mejor contar con un servicio de organización integral, sobre todo para bodas de alta complejidad que requieren más dedicación y un acompañamiento paso a paso; pero también están los llamados servicios de “Día D” para novios que ya tienen todo organizado, y sólo necesitan de alguien que coordine y se asegure que todo funcione a la perfección durante el día del matrimonio.

6. Proceso de planificación

Cuando ya hayas decidido el tipo de servicios que quieres contratar, es importante conocer la forma en que van a trabajar, eso también te dará pistas de si la profesional se adapta o no a lo que estás buscando. En este sentido, es importante preguntar sobre los canales de comunicación que utiliza, la frecuencia en que se van a contactar, si trabaja sola o con un equipo, si habrá reuniones con cada proveedor y si estará presente el día de tu boda. Para Sandra y Verónica Wedding & Event Planners “es importante que la wedding planner les asegure que será con ella con quien contarán durante todo el proceso y no sólo a la hora de cerrar el contrato y que luego les mande asistentes, a menos que eso sea lo acordado desde un principio”.

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Créditos: Bodas de Acuarela

También es interesante preguntar a la wedding planner qué ideas creativas te propone, con su experiencia en el tema pueden aparecer cosas que tú no habías pensado. Así como también podrán interpretar lo que andan buscando y personalizarlo. Tal como nos relata Jessica Saavedra, la wedding planner de Bodas de Acuarela “cuando iniciamos un nuevo proceso de planificación de bodas, nuestro primer gran reto es descubrir la esencia del amor, ese detalle especial que envuelve a cada pareja haciéndola única y diferente. Nos preocupamos por averiguar sus reales necesidades, sus gustos particulares y en común, permitiéndonos conocerlos y brindarles un servicio personalizado. Consideramos cada boda como el proyecto más importante en la vida de los novios, y lo gestionamos como tal, sin dejar de lado ningún detalle”.

7. Emergencias

Aunque todo esté muy bien planificado, los imprevistos siempre pueden ocurrir. Por eso Jessica Saavedra de Bodas de Acuarela nos recomienda “siempre tener una cultura de prevención, y eso va de la mano con un adecuado proceso de planificación. Si somos detallistas, comprometidas y responsables, durante este proceso (la wedding planner y los novios), las probabilidades de imprevistos se reducen, y si suceden (nadie está libre), serán de menor impacto y con alta capacidad de reacción (planes de contingencia, kits de emergencia, etc.)”.

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Créditos: Bodas de Acuarela

Ya sabes todos los beneficios de contratar una wedding planner y con estos siete consejos prácticos ya estás lista para comparar y sellar el trato. Se viene un largo camino por delante, pero ahora ya sabes en qué fijarte. ¡Vivamos el día más importante de nuestras vidas de la manera más tranquila posible y aprovechamos cada instante de este momento que sucederá en un abrir y cerrar de ojos!

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¡Te ayudamos a encontrar lo que estás buscando!

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