¿Cómo hacer el seating plan para la boda? ¡Cinco pasos para organizar a tus invitados!

Llegó el entretenido pero también estresante momento de organizar las mesas para tu matrimonio y probablemente no sabes por dónde empezar. Sin duda, lo más recomendable es usar el sentido común y elaborar un esquema coherente y claro para que tus invitados puedan disfrutar e interactuar en la mesa que les toca. Para saber cómo organizar un buen seating plan, en Zankyou te contamos los cinco pasos clave para hacer un mapa de mesas inteligente.

1. Prepara lápiz, papel y todos los materiales necesarios

La organización de las mesas puede ser tomado como un verdadero juego y, como tal, requiere que nos preparemos para empezar a jugar. Así que pon sobre la mesa algunos lápices de colores, papel o cartulinas, tijeras, marcadores, post-it, rotuladores y comienza a ordenar.

Una vez que hayan decidido el centro de eventos o lugar de la celebración, el primer paso será conocer el tamaño del espacio y la cantidad de mesas que pueden ser distribuidas. Tomando en cuenta esos detalles, ya podrán agarrar lápiz y papel, y hacer un esquema del planning colocando las mesas y las distintas ubicaciones.

Luego de dibujar las mesas, escribe el nombre de los invitados en un lista, si es que aún no la tienes hecha, y vuelve a escribirlos en post-it divididos por colores (veremos esto en detalle más adelante), cuando vayas haciendo los post-it, te recomendamos ir marcando los nombres de la lista con un rotulador para ir eliminándolos y no volver a repetirlo.

En cuanto al tiempo de anticipación necesario para hacer este proceso, la reconocida wedding planner de Lima Mariana Rizo Patrón nos cuenta que “se necesita por lo menos una semana de antelación. Además, se requiere que los novios y sus padres se junten para que decidan la ubicación de cada mesa de amigos y familiares. Esto demora al menos unos días y deben asegurarse que no falte ni sobre nadie”. Así que ya sabes ¡reúnete, prepara tus materiales y manos a la obra!

Laura Chacón
Créditos: Laura Chacón

2. Establece un número aproximado de invitados

Para ser lo más exactos posibles, es bueno llegar a este punto con una lista de invitados casi definitiva, por no decir el listado final. Sólo así podrás tener una idea más clara de cuánta gente necesitas acomodar y cuántas mesas necesitas, siempre con un margen de más y menos asistentes del total. Para los casos de bajas, aunque puede sonar feo, será mejor que manejen una lista de suplentes para los cambios de último minuto.

Tal como nos recuerda la wedding planner Karen Melnevich para “hacer una lista inicial se puede considerar la familia nuclear, familia en segundo grado, amistades de toda la vida, amistades que frecuentan, círculo cercano. Esto ayudará a saber cuántas personas queremos considerar en la boda. Amistades o personas que se perdieron en los años pueden pasar al segundo plano”. 

Un número de invitados razonable ronda las 150 personas, aunque la wedding planner Mariana Rizo Patrón recomienda que “siempre hay que agregar un aproximado del 20% de invitados que no asistirán y de ahí calcular la cantidad de invitados” .

En este sentido, saber el número de invitados con anticipación les ayudará a hacer el dibujo de las mesas, así como también diseñar la división de los grupos. Tampoco se pueden olvidar de saber el tamaño de las mesas y cuántas personas caben cómodamente en cada una. 

Mariana Rizo Patrón Wedding Planner
Créditos: Mariana Rizo Patrón Wedding Planner

3. Divide a los invitados con diferentes colores

Para empezar la distribución de las mesas, un buen consejo práctico es dividir a los invitados por grupos y asignar a cada uno un determinado color, por ejemplo, personas mayores de color azul, primos en verde, compañeros del trabajo en amarillo y así suma y sigue. Establecida esta categorización por colores, sólo habrá que mover los post-it del mismo tono a una misma mesa, o combinar los grupos del mismo color. ¡Depende de lo que busquen generar!

Luego, ubica a las personas que se sentarán en la mesa principal, que generalmente son los padres y padrinos de matrimonio, todos ellos deben estar agrupados con el mismo color. Si puedes arreglarlo, lo ideal es que sea una mesa redonda, para que todos los comensales puedan conversar e interactuar entre sí. La división de los siguientes grupos de invitados suele hacerse por el vínculo o parentesco familiar entre ellos, normalmente tíos y tíos abuelos llevan el mismo color, así como otros familiares de más edad que se ajusten a ese grupo. Así podrás crear una mesa para “los mayores” más fácilmente con la designación de colores hecha previamente.

Siguiendo a ese grupo, puedes asignar un nuevo color a los tíos y personas que compartan esas misma edad o estén en un rango parecido de diez años. Aquí también puedes ubicar a algún primo cercano a tus padres que tenga la misma edad o cercana al grupo. Así te aseguras que toda la mesa se sienta cómoda.

Fernando Monge Photography
Créditos: Fernando Monge Photography

Después, puedes crear una mesa para los primos más adultos, que no sean niños, donde tendrán el mismo color los primos solteros y con pareja, que quedarán muy bien ubicados todos juntos. También debe haber una mesa para los más pequeños, en caso que quieras invitar a los hijos de hermanos, tíos, primos y amigos. Si llegan a ser demasiados niños, se pueden separar en mesas diferentes dependiendo del círculo que vengan.

En cuanto a la distribución de los amigos, normalmente lo ideal será dividirlos en diferentes grupos: los amigotes de la infancia, compañeros de universidad, colegas del trabajo y así suma y sigue. A todos ellos puedes darle un color diferente y ubicarlos en las mesas que has asignado.

Por último, para aquellas personas que quieres asistan a tu boda pero no tienen un grupo definido donde ubicarlos, ya sea un profesor que los marcó, el amigo de sus padres o amigos que conocieron durante un viaje, todos ellos pueden ir juntos en una misma mesa y tener el mismo color en el post-it. 

Esta es sólo una guía práctica para saber cómo distribuir a sus invitados de manera más didáctica y fácil, pero cada familia tiene sus propias particularidades y quizás quieras hacer algunas mezclas excepcionales. La regla de oro siempre será usar el sentido común, y tratar de no juntar a personas que se lleven mal, independiente del grupo en que los han asignado. ¡Planifica un seating plan que armonice el evento!

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Laura Chacón
Créditos: Laura Chacón

4. Reestructuración de última hora

Los cambios de último minuto siempre pueden pasar y será mejor que estén preparados para altas o bajas de asistentes cuando ya esté todo dispuesto, para esos casos hay dos formas de actuar:

Si se producen algunas bajas, pueden recurrir a su lista de suplentes y hacer una segunda entrega de invitaciones para reemplazar a esas personas que no podrán asistir. Aunque pueda ser de mal gusto, es bueno tener en mente a aquellas personas que querían invitar pero no pudieron por falta de presupuesto o espacio y piensa dónde será mejor ubicarlos.

Una segunda opción es adaptar el espacio y distribución de las mesas según cómo haya cambiado la situación, tanto para añadir o quitar personas deben hablar con los encargados del centro de eventos para hacer todos los cambios. Pregunta de antemano si el lugar de celebración tiene flexibilidad para hacer cambios a último minuto.

5. Imprime tus gustos en las mesas

La personalización de las mesas es uno de los momentos más divertidos en la planificación, si es que deciden hacerlo. Algunos novios eligen hacer una boda temática o incorporar innovadores elementos en la mesa de sus invitados o en la decoración que representen sus gustos y pasiones.

Una novedosa idea es colocar un seating plan original a la entrada del salón para entregar las indicaciones de sus puestos a los invitados con un mapa del lugar. En éste, se pueden nombrar las mesas de alguna forma especial, con títulos de películas, bandas musicales, celebridades, libros, sentimientos, conceptos o algún elemento que los identifique como pareja. Y para deslumbrar con tu creatividad, cada mesa puede ir acompañada con un accesorio decorativo que haga un guiño al nombre de la misma. 

Este distintivo servirá para identificar la mesa, pero sobre todo para decorar y ampliar el concepto temático de la boda. Por ejemplo, si deciden utilizar nombres de películas o grupos musicales, se pueden hacer menús con una foto del filme o con la portada del disco, o dejar pequeños recuerdos hechos a mano. Toda esta producción puede amenizar el ambiente y llevar a juegos o actividades divertidas para los invitados. Si lo tuyo es más lo floral, para Brianna’s Catering los centros de mesa rústicos son excelentes detalles para la decoración, y aconsejan complementos en blanco y verde para esta temporada.

Por su parte, Mariana Rizo Patrón nos da la idea de poner un recuerdito tipo dulces en vasitos encima de cada plato de la mesa o también shots con los nombres de los novios”.

Nicole Leever Photography
Creditos: Nicole Leever Photography

Esperamos que con estos cinco útiles pasos ya tengas una idea más clara de cómo hacer un seating plan más fácil y original para tu matrimonio. Recuerda que debes conocer el número aproximado de invitados y recolectar todos los materiales que vas a necesitar para hacer la distribución antes de empezar. Papel, lápices, post-it, marcadores y ¡manos a la obra!

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